Ein effektives Vergabewesen ist gleichermaßen für private Unternehmen und öffentliche Institutionen von enormer Bedeutung. Wir arbeiten mit Kunden aus beiden Sektoren, um sie dabei zu unterstützen ihre Prozesse zu optimieren und durchgehend die maximale Wirksamkeit und Kosteneffizienz sicherzustellen.

Insbesondere spezialisieren wir uns auf die folgenden Bereiche:

• Beschaffung im öffentlichen Sektor
• Privatwirtschaftliches Auftragswesen
• Verbindlichkeiten und Prüfung des Auftragswesens

Öffentlicher Sektor

Das öffentliche Vergabewesen hat in den letzten Jahren in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit an Bedeutung gewonnen. Geberinstitutionen koppeln zunehmend Ihre Zuschüsse an eine Verpflichtung des Empfängers, fachliche Unterstützungsverträge für das Auftragswesen anzunehmen. Diese bedürfen einer praxisnahen Unterstützung, die Konformität mit den Vergabeverfahren des Gebers zu zertifizieren. indecon stellt sicher, dass das öffentliche Vergaberecht mit den internationalen Standards, z. B. EU Vergaberecht, übereinstimmt. indecon stellt weiterhin sicher, dass die nötigen Institutionen, welche der Implementierung des Gesetzes vorangehen, bereits etabliert sind und sie über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen, das die Regelungen umsetzen kann. Schließlich bietet indecon Hilfe bei der Implementierung jeglicher Maßnahmen, die dazu notwendig sein können.

Unsere Leistungen im Bereich der Reform des Vergaberechts beinhalten:

• Begutachtung des öffentlichen Vergaberechts und Anpassung an EU Gesetzgebung
• Unterstützung bei der Schaffung einer Behörde zur Überwachung der Implementierung der öffentlichen Vergaberegelung
• Ausbildung der Beamten im Bereich der Auftragsvergabe sowie anderer Stakeholder (Wirtschaftsprüfer, potenzieller Lieferanten, etc.)
• Informationsverbreitung über das öffentliche Vergabewesen an die breite Öffentlichkeit, z. B. durch Website-Entwicklung
• Vorbereitung von standardisierten Bewerbungsunterlagen
• Entwerfen von fachlichen Leitfäden und Handbüchern für Beamte im Auftragswesen
• Entwicklung von Kodizes für ethisches Vergabewesen
• Entwicklung eines Kaders von Ausbildern im öffentlichen Vergabewesen, um die Nachhaltigkeit der öffentlichen Auftragsvergabe zu erhöhen
• Etablierung von Pilotprojekten für E-Vergabe (E-Procurement) Systemen
• Implementierung von IT Infrastruktur zur Unterstützung o. g. Aktivitäten

Diese Unterstützung wird oft während des gesamten Vergabeprozesses gebraucht und kann folgende und ähnliche Aufgaben beinhalten:

• Marktanalyse vor der Ausschreibung
• Veröffentlichung von Ausschreibungen
• Organisation von Lieferantenforen
• Bestimmung des Angebotsverfahrens und -zeitplans
• Ausarbeitung von Kriterien für Short Lists und Auftragsvergabe
• Vorbereitung von Aufrufen zur Abgabe von Interessensbekundungen
• Erarbeitung von Short Lists
• Vorbereitung von Angebotsdokumentation und Leistungsbeschreibungen
• Auswahl von Lieferanten/Dienstleistern
• Verhandeln und Vergeben von Aufträgen

Es besteht oft die Notwendigkeit, das Senior Management und andere Stakeholder (Mitarbeiter, interne und externe Kunden, potenzielle Lieferanten, Politiker, Wirtschaftsprüfer, etc.) durch den Prozess zu begleiten, als Resonanzboden zu fungieren und, wenn nötig, Konflikte zwischen Stakeholdern zu managen.

Privater Sektor

Im privaten Sektor entwickeln wir kundenspezifische Strategien, um die Leistungsfähigkeit, die Möglichkeiten und die Organisation der jeweiligen Beschaffungssysteme zu verbessern. Abhängig von bestimmten Anforderungen beinhaltet unser Ansatz in der Regel:

• Optimierung des Einkaufsprozesses - von der Bedarfsdefinition, über strategisches Sourcing bis zum Lieferabruf
• Analyse und Segmentierung der Unternehmensausgaben
• Einschätzung von Einsparpotenzialen und Verbesserungsmöglichkeiten

Auf Basis der zusammengetragenen Informationen verfassen wir einen Bericht, der die Kunden-Performance den Best-Practice-Benchmarks gegenüberstellt. Dieser Bericht beinhaltet ebenso priorisierte Empfehlungen zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses (als Ganzes und in den Hauptbeschaffungskategorien) sowie zur Entwicklung von Mitarbeiterschulungsprogrammen.

indecon liefert nicht nur Einschätzungen und Beurteilungen von Beschaffungssystemen, sondern unterstützt Kunden in der Implementierung der Maßnahmen zur Verbesserung des betrieblichen Einkaufs. Wir entwickeln maßgeschneiderte Lösungen, die messbare Resultate generieren und unseren Kunden Mehrwert bieten, indem sie bestehende Schwächen und Defizite eliminieren. Darüber hinaus ermöglicht unser systematischer Ansatz eine effiziente Übertragung von Wissen, was zu einer nachhaltigen Verbesserung führt.

Zu unseren Leistungen gehören:

• Managen von Veränderungsprozessen
• Unterstützung in der Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen
• Evaluation von Kosten
• Unterstützung des Beschaffungsprozesses und Sicherstellung von Vertragseinhaltung
• Ausbildung von Mitarbeitern
• Etablierung von Leistungsüberwachungssystemen
• Implementierung von E-Business Lösungen
• Restrukturierung der Organisation wenn nötig
• Prüfung von Verbindlichkeiten und Procurement Recovery Auditing

Zusätzlich zur Verbesserung der zukünftigen Beschaffung können wir Kunden auch dabei helfen, verlorenes Forderungen zurückzugewinnen, indem wir die vergangenen Kreditioren analysieren und Liquidität zurückgewinnen. In der Arbeit mit den Dokumenten des Kunden können wir:

• Lieferantenforderungsbestand (basierend auf vertraglichen Vereinbarungen und deren Realisierung) identifizieren und dokumentieren
• Alle Lieferanten bezüglich Ihrer Korrektheit in der Einhaltung von vertraglichen Bestimmungen und anderer Vereinbarungen zusammen mit der Einkaufsabteilung des Kunden prüfen
• Alle Rechnungen bezüglich Doppel- und Überbezahlung prüfen
• Das ganze Buchhaltungssystem prüfen und Schwachstellen identifizieren

Wir bieten unabhängiges externes Expertenwissen sowohl auf Ebene des Unternehmens als auch auf der des Sektors und wenden bewährte Prüfungsmethoden an. Nur die aktuellsten Jahre sind hinsichtlich Jahresabschlussdaten zu prüfen. Selbstverständlich garantieren wir Vertraulichkeit und alle unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Unser Ansatz bietet nennenswerte Vorteile für unsere Kunden:

• Wir bieten schnelle Prüfung
• Wir arbeiten ausschließlich erfolgsbasiert (i. e. keine Kosten für den Kunden)
• Der Kunde muss seine Zeit und sein Geld nicht aufwenden